Obsługa księgowa i administracyjna

• Dopełnienie w Państwa imieniu wszelkich formalności związanych ze zmianą administratora (m.in. przejęcie dokumentacji od poprzedniego administratora, zawiadomienie dostawców usług oraz właścicieli lokali).
• Po rozpoczęciu współpracy, przeprowadzenie audytu nieruchomości, którego celem jest weryfikacja stanu technicznego budynku i identyfikacja potencjalnych oszczędności dla Wspólnoty (dobór taryfy RWE, koszt usług stałych itp.).
• Kompleksowa obsługa księgowa obejmująca m.in. prowadzenie ewidencji kosztów zarządu nieruchomością wspólną, zaliczek eksploatacyjnych, wpłat na fundusz remontowy, opłat na media oraz opłat za wywóz odpadów komunalnych, sporządzenie rocznego sprawozdania finansowego Wspólnoty oraz planu gospodarczego.
• Prowadzenie i aktualizacja ewidencji lokali mieszkalnych i ich właścicieli.
• Ubezpieczenie Wspólnoty od odpowiedzialności cywilnej, ubezpieczenie nieruchomości od ognia i innych zdarzeń losowych oraz ubezpieczenie Zarządu Wspólnoty.
• Zwoływanie, organizowanie oraz sprawne prowadzenie Zebrań rocznych Wspólnoty wg ustalonego porządku.
• Przechowywanie i ewidencja dokumentacji Wspólnoty z łatwym i natychmiastowym dostępem dla właścicieli.
• Regularne informowanie właścicieli lokali o stanie rozliczeń ze Wspólnotą, bieżący monitoring statusu wpłat i podejmowanie działań windykacyjnych wg ustalonej procedury (posiadamy wypracowany sposób na skuteczną sprzedaż „zadłużonych lokali” podczas licytacji komorniczej).
• Wielokanałowa komunikacja z właścicielami lokali – poprzez sms, email lub doręczenie do skrzynek pocztowych.
• Efektywne zbieranie głosów pod uchwałami Wspólnoty – także online w ramach funkcjonalności internetowej strefy mieszkańca (po podjęciu stosownych uchwał przez Wspólnoty).
• Zapewnienie właścicielom dostępu do Internetowej Strefy Mieszkańca.

Obsługa techniczna i bieżące utrzymanie nieruchomości

• Zlecanie prawem przewidzianych kontroli technicznych i okresowych przeglądów nieruchomości.
• Podejmowanie ogółu działań mających na celu zapewnienie sprawnego funkcjonowania nieruchomości: bieżąca kontrola stanu technicznego (regularne obchody potwierdzone protokołami), likwidacja awarii i ich skutków, zapewnienie dostawy mediów, prowadzanie remontów, rozwiązywanie problemów zgłoszonych przez Mieszkańców itp.
• Przeprowadzanie konkursów ofert dotyczących prac remontowych i innych usług, negocjowanie warunków wykonania prac, sprorządzanie umowy oraz nadzór nad pracami.
• Prowadzenie księgi obiektu budowlanego oraz przechowywanie i archiwizacja (również w formie elektronicznej) dokumentacji technicznej.

Obsługa prawna

• Przygotowanie i składanie deklaracji podatkowych, zapłata podatków i opłat administracyjnych, do których ponoszenia zobowiązana jest Wspólnota.
• Koordynacja współpracy ze sprawdzonymi kancelariami prawnymi w zakresie prowadzenia spraw sądowych Wspólnoty (dostarczenie materiałów do kancelarii, monitorowanie statusu postępowań, analiza opinii prawnych / wyroków sądowych, rekomendacja dla Zarządu w zakresie dalszych działań itd.).
• Reprezentowanie Wspólnoty w negocjacjach z wykonawcami / usługodawcami, przygotowywanie lub weryfikacja umów, których stroną jest Wspólnota pod kątem zabezpieczenia interesów Wspólnoty.